Cómo organizar tu agenda o planificador: 12 tips prácticos para hacerlo como todo un pro

Compraste una agenda o planificador pero se ha quedado en el olvido, quizás no sabes cómo sacarle el mayor provecho y quieres aprender cómo organizar tu agenda, ven que te abrazo porque tu eres de los míos. Nada más con la simple intención de querer leer esto, ya eres ganador.

La intención genuina es lo más difícil de tener, y tú ya la tienes. Por eso hoy te daré 12 trucos que te van a ayudar a usar tu agenda planificadora como todo un pro ¡Comencemos!

¿Conoces mi Método Planes de Bienestar? Tengo un método de planificación consciente. Es un sistema simple para alcanzar tus metas mientras sostienes tu paz equilibrando cada área de tu vida y ¿sabes qué? ¡Ya está en Amazon! y lo puedes adquirir haciendo clic aquí. Si andas buscando una agenda o planificador que te ayude a conocerte más y agendarte en base a eso, dale la oportunidad a Planes de Bienestar Planificador Perpetuo, puede ser tu mejor amigo.

Somos muchos los que nos sentimos atraídos por la papelería en general, aún cuando nos adaptemos a la tecnología, hay algo en nosotros que nos hace amar el escribir a mano también.

Desde niña he amado las libretas, lapiceros, marcadores, agendas y todo lo que tenga que ver con librerías o papelerías. Y no fue hasta el año 2002 cuando comencé a usar agendas cada año.

Ellas en el 2019 fueron la herramienta perfecta que Dios usó para ayudarme a salir de la peor crisis existencial en mi vida adulta. Para entrar un poco más en contexto te invitó a escuchar la entrada al podcast Pausa & Plan donde te cuento ¿Cómo las agendas salvaron mi vida? 

Eso me llevó a crear el Método Planes de Bienestar y como periodista tuve que investigar mucho acerca de todo el tema de la planificación, organización, manejo del tiempo y por supuesto sobre el bienestar integral.

Mira, el secreto es conocernos y en base a eso comenzar a planificarnos, porque ya sabiendo lo que nos gusta y lo que no, podemos elegir mejor, ordenar mejor y que eso no se convierta en una carga sino que fluya con nosotros, porque va dirigido por quien soy.

Entonces antes de darte los tips, veamos si la agenda o planner que tienes es el ideal para ti o si debes buscar algo que te haga más feliz porque se adapta más a tu personalidad.

Primero, olvidemos eso de que quienes usan una agenda son personas rígidas u obsesivas con la estructura. Lee esto: ¿Cómo organizarse sin estructura? 10 verdades que te liberarán del estigma del orden

Desde mi experiencia, las personas que usan agendas son personas que desean ser determinadas, buscan aumentar y sostener su productividad, les gusta o les llama la atención vivir de una forma organizada, desean recordar mejor todo (que nada se les pase por alto), pueden ser amantes de la papelería como yo o que simplemente las agendas forman parte de sus días y ya tienen el hábito de llevarlas.

A otras les gustan las agendas, pero las usan al principio y luego las abandonan. Entonces no saben cómo recomenzar. Y existen otros que no saben cómo usarlas. ¿Cuál de ellas eres tú?

A parte de las agendas y planners están:

• Opciones digitales como Notion o Trello que para mí es mucho más fácil de entender, por eso hemos llevado el Método PDB a 6 tableros en Trello (También se ajustan a Notion si deseas)
• Google Calendar con notificaciones, es probable que una persona sienta que es suficiente para su planificación tenerlo en el calendario y si le funciona, excelente.
• Alarmas o recordatorios del teléfono, que a mi más que ayudarme a planificarme me ayudan a accionar.
• Calendarios de escritorio o pared, si te es funcional y logras lo que te trazas, es buenísimo entonces para ti.

Las formas son muchas, de seguro existen más. Pero en mi caso personal, uso mi Planificador PDB junto a los tableros de Trello que continúan el método y eso lo enlazo a Google Calendar y por ende a mis alarmas y notificaciones. Ya tengo un sistema híbrido porque como ya sabes es mi pasión. Pero con una sola es suficiente, la verdad.

Hice una encuesta para muchos de estos datos y una de las preguntas era el por qué la gente se organiza con agendas, qué buscan y estas fueron las tres únicas respuestas:

• Para cumplir metas personales y laborales
• Para administrar mejor del tiempo
• Para organizar todas las áreas de su vida, incluyendo los espacios físicos.

Con Planes de Bienestar he descubierto que todo eso se resume en el deseo de encontrar y mantener un equilibrio personal, que personalmente me genera paz mental, emocional y física.

¿Qué buscas tú al organizarte?

Las personas en la encuesta también respondieron lo que desean que tenga una agenda o un planificador, lee y cuéntame en los comentarios si faltó alguna otra característica.

La agenda perfecta (que no existe pero que se puede acercar) debe tener:

• Tips para planificarse.
• Seguimiento de metas.
• Organización del tiempo y actividades
• Recordatorios y la creación de hábitos.
• Que aporte resultados.

El estilo que las personas quieren, según la encuesta, es 

•  Tipo bullet journal.
• Con diferentes diseños.
• Simples.
• Bonitas.
• Coloridas.
• Que tenga frases.
• Fácil de transportar.

Tiene que caber toda tu vida en esa agenda y aunque sería muy difícil encontrar la agenda perfecta, lo ideal sería pensar que “La agenda perfecta es la que se parece a ti” no importa como sea, si te ayuda a encontrar equilibrio y paz personal, esa es.

Hablemos de las agendas y planificadores más comunes.

Un día por página: Ideales para personas que son muy organizadas, con horarios personales o laborales bastantes amplios. Que asisten o tienen muchas reuniones, conversan con clientes, toman muchos apuntes, pueden ser amantes de escribir y quieren llevar registros de todo. Necesitan controlar más lo que se hace diariamente. Se centran en el día a día y convierten la planificación en un hábito diario. Son agendas más gruesas es decir que deben estar dispuestas a cargar el peso o dejarlas siempre en un mismo lugar.

Agendas de vista semanal con fecha: Perfectas para personas que desean organizarse de forma específica, amantes de la simplicidad, les gusta cargar peso liviano, se ve toda la semana, es decir pueden incluso anticiparse y tener un mayor control de las actividades durante siete días. Logran tener una mejor perspectiva de toda la planificación y mejorar posibles errores. La semanal más que para escribir es para agendarse de manera puntual. Le sacan provecho a todo el espacio.

Agendas de vista semanal sin fecha: Son las que llamamos “perpetuas” como el Planificador de Planes de Bienestar. Tiene todas las características de la semanal con fecha, pero puede que sea más fácil de manejar sin presión de tiempo, al no tener fecha impresa o porque simplemente no les guste tener horarios, a algunos porque no les gusta sentir presión o se le saca mayor provecho a todo el espacio sin perder días. Pueden ser más directos e ir al grano. 

El bullet journal: Esta es una técnica creada por Ryder Carroll que se ha popularizado mundialmente, su sistema es muy minimalista y práctico (¡Es un genio!) pero muchas personas expandieron su idea original y hoy el Bullet Journal también es una técnica de creatividad, diseño, originalidad y de mucha inspiración. Intenté llevarlo al estilo de Ryder pero no me daba el tiempo, así que solo hoy en día llevo algunas de sus técnicas en mi planificador.

Ok y un tip muy importante: El diseño externo debe animarte.

Si no te gusta tu agenda fisicamente o el lapicero que uses o nada internamente te inspira, de seguro será otra agenda en el olvido.

1. Intenta ajustar tu agenda o planner también a la tecnología, si sólo quieres llevarla de forma física por lo menos usa alarmas en tu celular que te recuerden cumplirte y tener tiempo para incluso armar tu agenda cada semana.
2. Aparta tiempo de planificación anual, mensual y semanal, asigna fechas impostergables para eso. En mi caso planifico el año nuevo en Diciembre, cada mes los primeros cinco días que comienza y la semana los domingos o los lunes. No tardarás tanto, solo unos minutos en esto pueden organizar 7 días como mínimo, vale la pena la inversión.
3. Manténla abierta en lugares visibles o llévala contigo y escribe todo, que nada se pase.
4. Usa lapiceros que te gusten e inspiren. A mi me gustan las puntas de máximo 0.5mm y tinta siempre negra (es más uniforme y bonito)
5. Convierte los resaltadores en unos aliados, no uses el color que sea en lo que sea, divide los colores, por ejemplo: Verde para cosas referente a dinero, Azul para cosas espirituales, Amarillo para actividades con personas y así cada vez que veas solo el color ya tu cerebro sabrá de que se trata.
6. Usa los Post It o notas adhesivas para recordatorios, tips cortos o puntos importantes.
7. Separa las hojas importantes con clic o pestañas, así no se perderán y serán más fáciles de encontrar.
8. Usa frases cortas con verbos para agendarte, por ejemplo: Ir al gym y no sólo “gym”.
9. Equilibra las acciones y actividades, entre tu vida personal, laboral, relacional y las que tengas, todo debe estar en tu agenda.
10.  Deja tiempo para el descanso y lo que te hace feliz (Muy importante)
11.  Un mismo lugar para todo. Tu agenda puede contener todo y convertirse en tu asistente personal. Eso también te ayuda a no olvidar donde anotaste algo, porque sabes que fue en la agenda.
12.  Respétala como a tu mejor amiga, eligela conociéndote a ti primero y cuida de ella como tu mejor apoyo para lograr la vida que sueñas.

Hay muchas más cosas que podemos conversar. En este blog verás muchas ideas para tu planificación personal, siguenos en nuestras redes sociales @wellbeingplans suscribete al podcast y recuerda:

“Una agenda a tu medida es tu principal colaborador, como tu socio, tu esclavo, tu criado, tu mayordomo e incluso tu médico antiestrés.” Jaime Josa